新炬网络RPA平台助力OA流程自动化

一、背景

OA系统，作为一款协同办公管理软件，可帮助企业实现工作任务的下达、业务流程追踪、完成情况和参与人等管理工作，是时下众多企业信息化建设的热门办公管理软件，亦成为企业提升组织管理与办公效率的信赖选择。

目前，大部分OA系统通过Excel表格、Word文档或者PDF文件等附件传递业务流程数据，每个人都需要花很多时间不断搜索信息、填写表格，计算数字等，不停在Excel表格、Word文档、PDF文件和网页之间切换。这些都是琐碎的重复性的工作，需要耗费大量人力去处理。

所以大多数OA流程的设计，关注点都在于人。下面是一个典型的流程：
 

看起来似乎解决了问题，但是通过堆人的方式，实际落地的效果会好吗？有没有更好的方法？
 

对此，新炬网络作为深耕企业级IT运维十余年的多云全栈智能运维服务商，时刻洞察客户需求，利用自动化运维RPA机器人，帮助客户实现业务流程的自动化处理，解放人力资源。

二、RPA机器人是什么
 

三、某大型企业OA使用局限及新炬网络RPA解决方案
 

下面是新炬网络服务于某大型企业遇到的典型案例，以下是该企业OA系统实际运行的样子：

 

该企业在全国各地有大量的本地商业合作，需要对这些合作进行装修成本费用和场地租金费率的稽核，他们通过OA系统传递Excel表格，再对Excel表格的商业合作工单进行稽核。

场景一：装修成本费用稽核
 

在这个业务流程里，OA流转过来的流程中包含Excel表格，里面存放的装修工程工单的信息如下图所示：
 

 

审核人需要检查Excel表格中的数据，根据规则稽核建造成本，规则如下：

 

1、时间不能早于20XX/0X/0X，否则输出早于20XX0X0X到第七列；
 

2、费用项物业建造成本，稽核原因为：总部要求复核，则继续，否则终止；
 

3、“费用标准”（第五项）必须大于0，否则走人工；
 

4、查询是否为标准物业装修成本：需要到管理系统数据库使用SQL查询，SQL的where条件是订单号，输出是或否，如否则终止，第七列填写非标准建造成本，并走人工；
 

5、对比装修成本原始值：SQL的where条件是订单编码和费用项，输出int类型。返回值和第五列值一致，则通过，否则不通过。

 

这个工作涉及到Excel表格字段的校验，还需要去业务数据库中使用SQL语句取数，最后把审核结果人工填写到Excel表格。

 

由此可见，人工处理需要人工下载OA流转过来的附件Excel表格，检索业务数据库取数，根据规则，人工稽核Excel表中的订单是否符合规范，不符合规范的，补充说明不符合的原因。这里涉及的系统有Excel表格、浏览器（OA系统）、数据库（SQL取数），工单处理人员需要在这三个系统中不停切换，耗费大量时间。

新炬网络RPA机器人自动处理：自动从OA中下载Excel附件，自动查询数据库，自动根据规则稽核生成稽核后的Excel表格，上传到OA系统，经流程负责人审核后，就可以提交了。

 

 

自动稽核生成的表格最多有近千行，一分钟之内就能完成稽核，节省了大量的时间。

 

场景二：场地租金费用稽核

 

OA系统同样传递过来的是Excel表格，审核人需要根据订单单号，查询各个地市签订的场地租金协议费PDF文件，在PDF文件中根据地区查找场地租金协议费率，检查场地租金费用订单是否符合最新的租金协议费率。

 

现有的流程是，人工下载需要校验费率的Excel表格，人工根据最新费率协议的PDF文件进行校验场地租金费用是否合规。如果不合规，给出备注说明。

 

这个工作，涉及到Excel表格的处理，还有查询PDF文件中的场地租金费用协议费率。不幸的是这个PDF还是扫描版的，无法进行搜索。

 

由此可见，这种人工处理的流程需要下载OA流转过来的附件Excel表格，查询扫描PDF协议中的费率，人工稽核Excel表格订单中的场地租金费用是否符合规范，不符合规范的补充说明原因。这里涉及的系统有Excel表格、浏览器（OA系统）、PDF（查询协议费率），工单处理人员需要在这三个系统中不停切换，比起场景一中在数据库里用SQL语句取数，场景二需要在扫描件的PDF中查询协议费率，工作量又增加了N倍。此租金费用协议费率的规则，相比起场景一也复杂了很多，要根据各个区域的情况，单独设定费率的查询校验规则。

 

新炬网络RPA机器人自动处理：自动从OA中下载Excel附件，根据PDF中的租金费用费率数据和地区信息，自动生成费率规则，自动根据费率规则，核对Excel表格中的订单费率是否准确，补充相关说明，生成Excel表格上传到OA系统，经流程负责人审核后就可提交。

 

 

以上两个场景看起来都不复杂，大家猜猜需要花费多少人力去处理？

答案是2个人，因为需要核查的单量很大，仅这两个场景就有大约2万的单。而这家企业，同样类似场景的单量每个月有20万左右，即需要20个人去审核校验这些Excel表格。

由于OA权限的管理问题，不能给这20个人在OA上开通账号。所以这些流程最后落地的效果如下图所示，审批环节由一个节点负责人，带着一堆人在做事：
 

这些人的工作就是不断搜索信息、填写表格、核对数字等，不停地在Excel表格、Word文档、PDF文件和网页之间切换。

 

这20个人又带来了大量的管理成本，如何统计汇总20人的工作量，又是一个问题。现有的方式是，每个人自己在微信群里发工作量，专人汇总，统计到Excel表格中。

 

所以，这还是Excel表格的人工处理。这类低效、重复、机械的人工工作就应该交给电脑，也就是使用RPA机器人来处理。

 

新炬网络RPA机器人，目前已成功协助该企业将20个人从重复工作中释放出来，大幅提升工作效率。应用新炬网络RPA机器人后的OA流程效果如下图所示：

 

 

四、总结

如今，在许多企业中还存在很多这种低效的重复工作，多数企业采取的策略是外包，以量取胜。但是很多重复性的工作，其实更适合机器人去做。我们从本文的案例可以看出，RPA机器人带来的收益之大。

RPA可替代人工处理任务量大、规则性强的工作，逐渐成为一种重要的数字化劳动力。在人工智能技术赋能千行百业的背景下，RPA不仅帮助企业降本增效，更是最大化地释放创新价值。

如果您的企业中有大量繁琐的重复性工作，需要切换不同的系统，目前采用标准化流水线式的人工作业方式，那么，或许您应该尝试一下RPA机器人。